Jeg er meget glad for den opgave, Rita har sendt mig, som skal omhandle koordinering og indkøb i forbindelse med Copenhagen Spring Regatta.

Opgaverne er næsten ubeskrivelige, men jeg vil forsøge så kort som muligt, til trods for at det kan være svært, og læseren når at falde i søvn.

For at få lov til at lave stævner i den kaliber som Copenhagen Spring Regatta ligger i, så starter man allerede op i efteråret.

Efter en drøftelse på bestyrelsesmødet i oktober, bliver bestyrelsen enige om, at vi igen i år gerne vil lave regattaen, og alle vil deltage med det, de har tid til.

Herefter melder vi ind til Dansk kano- og Kajak Forbund, som efterfølgende sætter os på terminslisten, pudsigt nok, sker det aldrig lige med det samme, som om man venter, at andre vil tage over.

Men i løbet af januar, accepterer man vores formåen, og vi begynder så småt med arrangementet. For min opgave ligger helt i den tunge ende, idet ingen byder ind med opbygningen af Stadion, det ser jo dejligt ud, når man møder op.

Så jeg betragter denne opbygning, som noget af det vigtigste, er den indbydende, så har du et fast publikum, er den ikke indbydende, så gider de ikke være på stedet, og de nøjes så med at se på den eller de, som de kender, og forlader herefter stadion

Det kan være svært at bibeholde interessen hos publikum, idet de fleste kommer om morgenen og går hjem når dagens sidste løb er overstået.

Det er derfor også vigtigt, at bl.a. Dansprint møder om, og at de har et pænt lager med, af det ene og det andet, det er med til at give stemning på rækkerne.

Det er så som så med at få sponsorer, dog er vi næsten altid sikre på ”Den Helt Rigtige Bager”. Så vi har, i forbindelse med vores bestyrelses møder, punktet på Dagsorden.

På disse møder drøftes bl.a. hvorledes skal forsiden til programmet se ud? Hvorledes skal trykket være på vores trøjer, hvis vi har besluttet, at hjælperne skal have trøjer.

Her er det så lækkert at vi har en fantastisk kreativ Redaktør, for de sidste, jeg ved ikke hvor mange år, har Ludmila stået for denne opgave.

Så skal der sendes forespørgsler til Gladsaxe Kommune om lån af div. genstande, til tårn og toiletvognen, container osv.

Vi har de sidste mange år også haft dialog med Dansk kano- og Kajak Forbund, om hvor stort deltagergebyret skal være.

De næste par linjer, bør læses mindst to gange. Lyngby Kanoklub forestår faktisk hele stævnet, både før og efter.

Der bliver fra DKF’s side dikteret, hvor meget vi må tage i startgebyr, de to sidste år har det været 300 Kroner pr. deltager, uanset hvor mange løb vedkommende deltager i.

Af de 300 Kroner skal DKF have de 80 Kroner pr. deltager, DFFR skal have 30 kroner pr. deltager for bad. Vi modtager som regel en regning på 4.000 Kroner for lån af motorbåde, så har vi omkostninger på fortæring til cirka 6o frivillige medlemmer. Så det vi næsten er sikker på i faste udgifter er I alt små 40.000 Kroner for at få lov til at arrangere Copenhagen Spring Regatta.

Man stiller sig mange gange det simple spørgsmål, hvorfor ikke bare gøre, som cirka 140 klubber under DKF gør, bare at have nok i sig selv?

Og så må medlemmerne bare betale mere i kontingent. Vi er nok den klub under DKF, der betaler mindst i kontingent i forhold til det, vi stiller til rådighed for vores medlemmer.

Indkøb

På vores formøde med de frivillige hjælpere gennemgår vi det, der er trenden i dag vedrørende fortæring af vores mange gæster.

Øl – Vand, sandwich, Kødsovs og Grill pølser er et must. Alle syntes hvert år, at der er købt for lidt ind, de kunne sagtens have solgt noget mere, postulerer de som regel.

Og det kan de garanteret også, vi har en del små ture til Netto søndag eftermiddag for at leve op til de forventninger, publikum stiller.

Det ender altid godt, og det jeg hver gang lover mig selv, ser altid ud til at holde, vi skal ikke have let fordærvelige salgsvare med retur til klubben, som vi så efterfølgende smider ud. Det er en svær balancegang.

Det kan se ud som noget diktatorisk for andre, men jeg vil være ærlig og sige, hvis mit mål om, hvad sådan en kæmpe regatta skal kaste af sig til klubkassen, har jeg en tommelfinger regel, at hver mandetime vi bruger skal kaste 100 Kroner direkte i klubkassen.

Hvis ikke, mener jeg, at vi tager gruelig gas på de cirka 60 frivillige medlemmer, der melder sig hver gang, og flere af dem er med hele stævnet igennem fra fredag eftermiddag til søndag aften. 

24 timer efter stævnet er slut, har jeg som regel regnskaberne klar, hvad der omhandler indkøb/-salg af varer, præmier og trøjer og ikke mindst hvor mange personer der har brugt badeforholdene.

Erfaringer

Rita spørger ind til mine erfaringer i forbindelse med at arrangere stævner, her vil jeg nok slå på tromme og i samme moment sige, det har jeg.

Men erfaringer kan du dele op i flere kategorier, de fleste som kender mig, vil nok sige økonomi er en af mine kæpheste.

Jeg kunne aldrig drømme om at være med til at arrangere noget for Lyngby Kanoklub, som giver underskud.

Jeg har stået som primus motor for mindst 100 arrangementer i LK, og den regatta jeg stadig har på lystavlen, er Verdensmesterskaberne i 1990 på Maraton distancen.

Vi startede 4 år før, jeg kæmpede mod DKF for at få lov til, at Lyngby Kanoklub stod som enearrangør af Verdensmesterskaberne.

Jeg kæmpede mod hele Københavns Kajak Kreds, som mente, at det var dem, der skulle afvikle mesterskaberne.

Og det var næsten også ligeved, at det blev det. Så tog LKs bestyrelse den drastiske beslutning og tilbød 65.000 Kroner, for at få lov til at arrangere mesterskaberne. Det var Københavns Kajak Kreds ikke i stand til.

Jeg gjorde det, for på det tidspunkt havde jeg været ude og tale med sponsorer, og allerede der var vi garanteret 600.000 Kroner.

Vi søgte hverken om underskuds garanti hos Danmarks Idræts Forbund eller andre steder, idet jeg var sikker på en økonomisk succes.

Og det blev det også, og minderne har vi stadig stående i Hytten i Sverige, som vi købte et par måneder efter mesterskaberne var slut.

Jeg vil slutte mit lille indlæg med at takke alle jer, der frivilligt gav en stor eller lille hånd med denne gang. Det blev en af de helt store succeser, og Bestyrelsen har modtaget mange tilkendegivelser på, at det var et godt arrangement. TAK.